Hỏi vặt không chỉ là chuyện của nhân viên – mà bắt đầu từ chính cách bạn giao tiếp
Một trong các trải nghiệm gần đây của mình trong vai trò quản lý team là về việc ủy quyền cho nhân viên.
Trước đây mình luôn quan niệm rằng, ủy quyền chủ động với mục đích công việc rõ ràng sẽ giúp cả mình và nhân viên tiết kiệm thời gian, đạt mục đích công việc. Điều đó đã đúng trong một thời gian dài.
Cho đến gần đây, mình vừa trải qua một câu chuyện khiến mình suy ngẫm: có thể vấn đề xuất phát từ mình – từ chính hệ thống quy trình do mình tạo ra.
Tại sao “hỏi vặt” lại có thể xuất phát từ chính quản lý?
Mình luôn muốn không có khoảng cách với nhân viên, để các bạn chủ động và chịu trách nhiệm hơn. Về một góc nhìn nào đó, ý niệm này vẫn đúng. Nhưng “khoảng cách vật lý” – cụ thể là ngồi cạnh nhau, quay sang hỏi được ngay – cái tiện ấy vô tình thành cái bẫy.
Câu chuyện sẽ là bình thường nếu mình không tự tạo thói quen giao tiếp bằng miệng quá thường xuyên. Có ý kiến cho rằng làm vậy sẽ nhanh và hiểu ngọn ngành. Có thể đúng. Nhưng chưa đủ.
Khi bạn giao tiếp quá gần và quá thường xuyên, nhân viên sẽ có tâm thế “ỷ lại” vào việc ngồi gần. Họ nghĩ: “hỏi nhanh hơn tự tìm”. Và bạn, vô thức, trả lời ngay.
Hệ quả:
Bạn không nhớ mình đã trả lời những gì.
Nhân viên giảm sự chủ động tìm hiểu.
Cả hai đều tin vào những câu trả lời vội vàng.
(Trong môi trường làm việc nhiều với máy tính, chat tin nhắn liên tục cũng dẫn đến hệ quả tương tự.)
Bạn có thể thấy: “hỏi vặt” không chỉ xuất phát từ nhân viên, mà còn từ chính bạn – với vai trò trưởng team.
Mình luôn tâm đắc rằng: nếu nhân viên làm sai điều gì đó so với quy trình, nghĩa là mình đã có phần sai trong đó. Và mình cần tìm cách sửa lại cho đúng.
3 tip thực tế giúp giảm hỏi vặt và tạo ranh giới công việc
Tip 1 – Kiểm soát cảm xúc
Trong quá trình tìm đường ray đúng, chắc hẳn không ít bạn đã không kiểm soát tốt cảm xúc của mình. Chẳng hạn: “Chị cảm thấy mệt mỏi khi em hỏi quá nhiều, lặt vặt.” – đó là mình, những lúc không kiểm soát được.
Vì vậy, top 1 tip để tránh hỏi vặt là: quản lý cần kiểm soát cảm xúc. Không phải nín nhịn, mà là hoãn phản ứng. Nói sau, nói khéo, nói có chủ đích.
Tip 2 – Tạo ranh giới, khoảng cách công việc
Hãy để nhân viên cảm nhận rằng: có khoảng cách công việc. Không phải lúc nào cũng hỏi được.
Ví dụ nhỏ: không trả lời tin nhắn hỏi vặt ngay lập tức. Hẹn giờ cố định trong ngày để trả lời tập trung. Giúp nhân viên chính là giúp mình tỉnh táo hơn.
Tip 3 – Nhắc nhở bản thân mỗi ngày
Luôn nhắc bản thân về việc ủy quyền: giao task rõ ràng, mục đích công việc và kỳ vọng. Dù là bất kỳ công việc gì.
Mindset tốt, sau một thời gian, sẽ bị mai một bởi môi trường. Vì thế, nhắc nhở bản thân mỗi ngày là điều cần thiết. Việc viết ra những dòng này cũng giúp mình đỡ suy nghĩ nhiều (mình overthinking) và thấy thoáng hơn.
Lời kết
Làm ra làm, chơi ra chơi. Ngắn gọn thôi. Cũng có nghĩa là: tôn trọng ranh giới của nhau – trong công việc và cả trong không gian làm việc.
Mình nghĩ đến đây là đủ rồi.
Còn bạn – bạn đã từng rơi vào cảnh bị hỏi vặt hoặc chính mình là người hỏi vặt chưa? Cách bạn xử lý thế nào?
Nếu bạn đọc có góp ý hay nêu quan điểm, mình cùng chia sẻ nhé.
Cảm ơn các bạn.
Ngaanlog
Leave a Reply